Informacja na temat przetwarzania danych osobowych
Kim jesteśmy?
Administratorem Twoich danych osobowych jest Biuro Rachunkowe LIBRO Sp. z o.o. z siedzibą w (86-300) Grudziądzu, przy ul. L. Waryńskiego 32-36. Powołaliśmy inspektora ochrony danych, z którym możesz skontaktować się pisząc na adres naszej siedziby z dopiskiem „IOD” lub za pośrednictwem poczty elektronicznej: iod_libro@vbw.biz.
Czy udostępniamy komuś Twoje dane?
Twoje dane mogą zostać udostępnione innym podmiotom w trzech określonych przypadkach:
- obliguje nas do tego przepis prawa (organy administracji publicznej, komornicy, sądy itp.),
- zawarliśmy umowę powierzenia (z podmiotami, które świadczą dla nas usługi informatyczne, wspierają nas w ochronie danych osobowych, prowadzą w naszym imieniu windykację lub świadczą nam pomoc prawną),
- przekazanie danych wynika z naszego prawnie usprawiedliwionego celu (np.: ustalenie, obrona lub dochodzenie roszczeń).
Jakie przysługują Ci prawa?
Masz prawo złożyć do nas wniosek z żądaniem:
- dostępu do danych Ciebie dotyczących oraz ich sprostowania,
- usunięcia danych, ale w przypadkach, o których mowa w art. 17 RODO,
- w przypadkach określonych w art. 18 RODO, ograniczenia przetwarzania Twoich danych,
- uznania Twojego sprzeciwu wobec przetwarzania, o którym mowa w art. 21 RODO,
- przeniesienia danych, które przetwarzamy w systemach informatycznych w związku z wykonaniem umowy.
Dlaczego chcemy przetwarzać Twoje dane?
W niektórych przypadkach (realizacja umowy) podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji celu. W innych (zatrudnienie, wystawienie lub przechowywanie faktur) podanie danych osobowych wynika z przepisów prawa i brak ich podania będzie skutkował odmową wykonania działania z naszej strony. Gdy do nas piszesz – podajesz nam dane dobrowolnie, a ich przetwarzanie jest w naszym prawnie usprawiedliwionym interesie, jeżeli oczekujesz odpowiedzi do brak podania danych spowoduje brak odpowiedzi. W przypadku pozostałych celów przetwarzanie jest oparte o dane już pozyskane.
Jakie stosować klauzule zgód w CV?
Jeżeli prowadzimy nabór pracowników prosimy pod CV wpisywać poniższą klauzulę: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych udostępnionych MSR Audyt Sp. z o. o. z siedzibą w Toruniu przy ul. Wodociągowej 24a w niniejszym CV w celu niezbędnym do prawidłowego przeprowadzenia procesu rekrutacji na stanowisko [wpisać na jakie stanowisko]”.
Jeżeli chcesz abyśmy zachowali Twoje CV na dłużej, zawrzyj następującą klauzulę: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych udostępnionych MSR Audyt Sp. z o. o. z siedzibą w Toruniu przy ul. Wodociągowej 24a w niniejszym CV w celu zamieszczenia ich w bazie potencjalnych kandydatów do pracy”.
Pamiętaj, aby każdą z klauzul podpisać osobno!
Cel przetwarzania
Twoje dane, w zależności od relacji nas łączących, będziemy przetwarzać w celu:
- wykonania łączącej nas umowy, lub podjęcia działań na Twoje żądanie jeszcze przed zawarciem umowy (o czym mówi art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
- wykonania ciążącego na nas obowiązku prawnego, takiego jak: gromadzenie danych pracownika w teczce osobowej, wystawienie i przechowywanie faktury (o czym mówi art. 6 ust. 1 lit. c) RODO);
- realizacji naszego prawnie usprawiedliwionego celu, jakim może być tworzenie zestawień i statystyk, marketing naszych usług, prowadzenie rejestru korespondencyjnego, ustalenie, obrona lub dochodzenie roszczeń (o czym mówi art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
- Twoja zgoda – jeżeli kandydujesz do nas do pracy.
Jak długo przechowujemy Twoje dane?
W zależności od łączącej nas relacji Twoje dane mogą być przechowywane, w takim zakresie w jakim jest to niezbędne dla realizacji celu, nawet wieczyście (rejestr korespondencyjny), w pozostałych przypadkach cel determinuje okres przechowywania i tak, dla ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń będzie to okres do przedawnienia roszczeń (najczęściej 5 lat), dla danych pracowniczych 50 lat od ustania zatrudnienia, gdy wystawiliśmy Ci fakturę lub otrzymaliśmy ją od Ciebie – przez okres 5 lat licząc od 1 stycznia roku następnego po roku, w którym faktura została wystawiona.
Wniesienie skargi
W sytuacji, gdy uznasz, że nasze działania związane z przetwarzaniem Twoich danych osobowych, narusza Twoje prawa i wolności możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych.
Czy profilujemy Cię na podstawie podanych przez Ciebie danych?
Nie podejmujemy działań polegających na profilowaniu przez systemy informatyczne. Na podstawie podanych nam danych nie są też podejmowane decyzje przez systemy informatyczne.
Czy pozyskujemy dane z innych źródeł niż osoba, do której należą?
Tak. Czasem pozyskujemy dane z ogólnodostępnych baz takich jak KRS, CEIDG. Zdarzają się sytuacje, że dane otrzymujemy od innych administratorów (szczególnie w sytuacji, gdy nasi kontrahenci wskazują sowich przedstawicieli – ich dane przetwarzamy w prawnie usprawiedliwionym celu jakim jest skuteczna realizacja umowy łączącej nas z reprezentowanym przez tę osobę podmiotem).
Najczęściej przetwarzamy wtedy imię, nazwisko, adres e-mail i nr telefonu do kontaktów służbowych, miejsce zatrudnienia.
Przetwarzanie oparte na zgodzie
Jeżeli przetwarzamy Twoje dane osobowe w oparciu o zgodę, to pamiętaj, że możesz ją wycofać w każdej chwili, ale ze skutkiem od momentu jej wycofania.